Soup Agencyが専任ITなしで30%の成長を遂げつつセキュリティを維持した方法

課題

Soup Agencyは、2019年に設立されたシドニーを拠点とするパフォーマンスマーケティング代理店です。デザイン、制作、デジタル分野において、オーストラリア国内および世界各地のクライアントを対象に業務を展開しています。

オペレーションマネージャーのTanya Vakulenkoは、2人目の社員として入社しました。彼女はオペレーション全般の統括の一環として、デバイス、ソフトウェア、セキュリティの管理を担当していました。創業当初、管理は十分に可能な範囲に収まっていました。彼女はオフィス内にあるすべてのノートPCを把握しており、チームメンバーに直接声をかけて確認を行い、近接性と粘り強いフォローアップによって運用を成立させていました。

しかし、急成長が始まります。一連の新入社員が入社し、各自が異なる環境設定を必要としました。6人体制の時に機能していた「デバイス1台ごとの対面でのフォローアップ」は、16人、さらにはそれ以上の規模へと増えるにつれて追いつかなくなりました。そして、ソフトウェアアップデートのためにチームメンバーを追いかける作業は、単なるささやかな不便ではなく、多大な労力を要する大仕事となりました。

セキュリティに対するプレッシャーも同時に押し寄せました。Soup Agencyは、なりすましドメインや偽のLinkedInページを用いたなりすまし攻撃の標的となっていました。Tanyaは自ら差し止め請求の対応を行いましたが、サイバー攻撃がどれほど壊滅的な被害をもたらし得るかを痛感しました。クライアントの業務やクリエイティブ資産を扱う代理店にとって、単一のエンドポイントが侵害されることは、どんな運用上の不便よりもはるかに深刻な問題となります。

「専任のIT担当者を雇用することは現実的ではありませんでしたが、セキュリティは決して妥協できない要素でした。自分がITの専門家にならなくても自力で運用できる解決策が必要だったのです。優れたセキュリティシステムとプロセスを整えておくことは、揺るぎない必須条件です。」

Tanya Vakulenko
オペレーションマネージャー

彼女にはITのバックグラウンドがなくても運用でき、デバイスのプロビジョニング、役割に応じたソフトウェアの配信、更新の強制適用、さらには運用担当者の介入なしでの脅威検知までを行えるシステムが必要でした。また、代理店で利用しているMacデバイスに加え、コンテンツ撮影やSNS管理に使用している企業のiPhoneの双方に対応していることも求められました。彼女は準備の如何にかかわらず課題が拡大し続けることを理解しており、何もないゼロの状態から自力でApple Business Managerとデバイス管理の基礎を学びました。

解決策：Iruの選定

比較評価における決定的な論点は、「そのプラットフォームの運用にあたり、自身がITの専門家になる必要があるか、それともシステム自体が自律して動作するか」という1点に集約されました。Tanyaが必要としていたのは、ITの経験がなくても設定や管理が可能であり、何か変更を加えるたびに半日も潰されてしまうことのないプラットフォームでした。

「私がこのソフトウェアを心から気に入っている理由は、単にその使いやすさとセットアップのシンプルさにあります。必要なサポートもすべて揃っています。」

Tanya Vakulenko
オペレーションマネージャー

Tanyaは数週間で端末フリートの運用を開始しました。学習コストをかけることなく、導入パートナーの手を借りることもなく、ログインしてブループリントを設定することができました。

手元に届いた時点で準備が完了しているノートPC

Tanyaがハードウェアに物理的に触れることなく、デバイスはApple Business ManagerからIruへ、そして新入社員の手元へと自動的に連携されます。ノートPCが起動すると、Iruのオンボーディング画面が表示され、ログイン前に従業員へ登録手順を案内し、各自の役割に紐づいたアプリをインストールします。Soup Agencyが保有するすべてのMacデバイスは、ADE（自動デバイス登録）を通じて自動登録されます。

どの新入社員にとっても、体験は一貫しています。電源を入れ、サインインし、業務を開始するだけです。Tanyaが行う唯一の手順は、入社日までにデバイスと役割のタグを割り当てることだけになりました。以前はデバイス1台あたり1.5時間から2時間かかっていた手動のセットアップ作業が、現在では約10分で完了します。Tanyaが新しい採用者ごとに行う1時間のオンボーディングセッションは、ノートPCの設定作業ではなく、研修や早期の戦力化に向けたサポートだけに時間を費やせるようになりました。

役割に応じたソフトウェア構成の最適化

職種が異なれば、必要となるソフトウェア構成も異なります。多様な専門分野が混在する代理店において、役割に応じた配信メカニズムの存在は、デバイスのプロビジョニングにかかる時間を半日からわずか数分へと縮小させる決定的な違いとなります。

Iruを導入する前、同社では肩書や業務要件に応じて個別のシステムを使用していました。現在では、Tanyaが役割に基づいてデバイスにタグを付与するだけで、必要なソフトウェア構成が自動的に配信されます。Auto Apps機能により、Adobe Creative Cloud、Canva、CapCut、ChatGPT、Slack、Productive.ioといったアプリケーションが端末フリート全体へ配信され、それらを必要とする役割へ正確に割り当てられます。引き渡し前に手動でインストール作業を行う必要は一切ありません。

追跡作業を行うことなく自動で適用されるアップデート

マネージドソフトウェアアップデートは、Tanyaが一度設定したスケジュールに基づいて実行されます。最新のmacOSがコンピュータにインストールされ、チームメンバーにリマインドを送ったりSlackでメッセージを送信したりすることなく、常に最新の状態が維持されます。

「全員を個別で追いかけなくても、ノートPCのセキュリティを確実に維持できるソフトウェアが必要だったのです。」

Tanya Vakulenko
オペレーションマネージャー

以前は「全員にアップデートの実施を個別に追跡・確認する」作業であったものが、現在ではIruによってすべて自動的に処理されています。

すべてのデバイスのセキュリティを自動で維持

Iruのエンドポイント検出・対応（EDR）機能は、組織内のすべてのMacデバイス上で「保護モード」として稼働しており、不審なアクティビティを検知した瞬間に直ちにSlack通知を送信します。あらゆるデバイスを即座にリモートでロックまたは消去できる機能と組み合わせることで、Tanyaはオフィス、在宅、出張先で勤務するチーム全体にわたり、エンドポイントの完全な保護態勢を確立しています。

「間違いなく、Iruは私たちがセキュリティを維持するための最も重要な要素となっています。」

Tanya Vakulenko
オペレーションマネージャー

成果

Soup Agencyはセキュリティの隙を生じさせることなく、チームメンバーを16名へと拡大させました。すべてのMacデバイスが登録され、それぞれの役割に応じた設定が施され、最新のソフトウェアで稼働しています。デバイスのオンボーディング時間は90%以上削減されました。新入社員が入社する際、初日を迎える前にデバイスの準備は完了しています。出張時や端末を紛失した際にも、Tanyaは即座にリモートでロックまたは消去を行うことができます。Iruへの移行以降について、Tanyaは「セキュリティ侵害は一度も発生していません」と語ります。

自社のプラットフォームとクライアントとの信頼関係のみによって事業を展開するデジタルマーケティング代理店にとって、この強固な基盤こそが他のあらゆる業務を可能にする前提条件となっています。

今後の展望

Soup Agencyは現在も採用を継続しており、デバイスのセットアッププロセスもそれに合わせてスムーズに拡張されています。新入社員には同じ登録プロセスを通じてプロビジョニングとセキュリティ対策、役割に応じた設定が済んだMacデバイスが支給され、Tanya側に新たなセットアップ作業が発生することはありません。セキュリティ制御、ソフトウェア構成、更新の強制適用など、すべての運用方針は追加されるすべてのデバイスへ自動的に継承されます。代理店の成長に合わせてインフラを再構築する必要はなく、組織の拡大とともにシステム自体が自然に拡大していきます。

Soup Agencyについて

Soup Agencyはシドニーを拠点とする独立系デジタルマーケティング代理店であり、戦略、クリエイティブ、パフォーマンスマーケティングの統合アプローチを通じて意欲的なブランドの成長を支援しています。2019年に設立された同社は急成長を遂げ、現在ではペイドメディア、SEO、コンテンツ、CRMにわたる17名の専門家チームを擁し、オーストラリア国内および世界各地のクライアントをサポートしています。